Kündigung in Schriftform

Ein Überblick zur gesetzlich vorgeschriebenen Schriftform

  1. Was ist die gesetzliche Schriftform?
  2. Was ist die Textform?
  3. Wann ist die Schriftform gesetzlich vorgeschrieben?
  4. Welche Formerfordernisse müssen beachtet werden?

Schriftform bei Kündigungen

Während ein Vertrag auch heute noch mündlich abgeschlossen werden kann und das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) in vielen Fällen keine schriftliche Ausfertigung des Übereinkommens verlangt, wird für eine Vertragskündigung häufig die Schriftform verlangt. Das deutsche Recht unterscheidet hier zwischen der gesetzlich vorgeschriebenen, der elektronischen und der Textform. Die Form der Kündigung kann in den  allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) des Vertragspartners oder in Tarifverträgen spezifisch geregelt sein.

Was versteht man unter der gesetzlich vorgeschriebenen Schriftform bei einer Kündigung?

Eine Kündigung ist nach dem Gesetz eine Willenserklärung zur einseitigen Auflösung eines Vertrags. Sie setzt in der Regel einen Kündigungsgrund sowie eine Kündigungserklärung voraus, um wirksam zu werden. Bei der gesetzlich vorgeschriebenen Schriftform wird die Erklärung in einem Dokument schriftlich festgehalten und mit einer eigenhändigen Unterschrift versehen. Ein maschinell erstellter Namenszug, ein Namenskürzel oder die Kopie der Unterschrift reichen folglich nicht aus. Nach § 126 BGB ist die Schriftform allerdings auch dann gewahrt, wenn das Schreiben durch einen Notar beurkundet wird. In bestimmten Fällen kann die eigenhändige durch eine elektronische Unterschrift ersetzt werden, wie das BGB in § 126a festlegt. Hierbei muss es sich dann um eine sogenannte qualifizierte elektronische Unterschrift handeln, die den Anforderungen des Signaturgesetzes (SigG) entspricht. Außerdem muss sich der Vertragspartner mit dieser Form einverstanden erklären.

Welche Unterschiede bestehen zur Textform?

Die Textform wird in § 126b BGB geregelt. Der Gesetzgeber schreibt hier lediglich vor, dass die Willenserklärung auf einem sogenannten dauerhaften Datenträger abgegeben wird. Hierbei kann es sich sowohl um einen Brief, als auch um eine Faxnachricht, eine E-Mail oder ein Telegramm handeln. Eine eigenhändige oder eine elektronische Unterschrift sind in diesem Fall nicht erforderlich.

In welchen Fällen wird die Schriftform bei einer Kündigung gesetzlich verlangt?

Während in der Regel Verbraucherverträge, wie der Handyvertrag oder ein Zeitungsabo, per Textform gekündigt werden können, sofern die AGB des Vertragspartners nichts Gegensätzliches festlegen, schreibt der Gesetzgeber in einigen Fällen die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift fest vor. Insbesondere ist dies der Fall bei der Kündigung von Arbeits- und Mietverträgen. Daher ist die Kündigung dieser Verträge per E-Mail oder Fax im Sinne des Gesetzes nicht wirksam.

Kündigung von Arbeitsverträgen

Seit dem 1. Mai 2000 fordert der Gesetzgeber in § 623 BGB die Schriftform bei der Kündigung eines Arbeitsvertrags. Hiermit sollen sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber vor übereilten Schritten geschützt werden. Die Schriftform ist für den Arbeitgeber ebenso bindend, wie für den Arbeitnehmer und gilt nicht nur für die einseitige Willenserklärung, sondern auch für einen einvernehmlich geschlossenen Aufhebungsvertrag. Während der Arbeitnehmer das Kündigungsschreiben eigenhändig unterschreiben muss, kann die Kündigung durch den Arbeitgeber auch durch einen Vertreter unterschrieben werden, sofern dieser eine Vollmacht dazu hat. Liegt diese nicht vor, kann der Arbeitnehmer die Kündigung nach dem Arbeitsrecht zurückweisen. Die elektronische Form wird im Gesetz explizit ausgeschlossen. Das heißt, dass die Kündigungserklärung per Fax, E-Mail oder SMS nicht wirksam ist. Handelt es sich um eine ordentliche Kündigung, ist die Angabe von Gründen nicht erforderlich. Bei einer außerordentlichen Kündigung muss der Kündigungsgrund der anderen Partei nach § 626 auf Verlangen schriftlich mitgeteilt werden.

Kündigung von Mietverträgen

Unabhängig davon, ob der Vermieter oder der Mieter den  Mietvertrag kündigen wollen, schreibt das BGB in § 568 die Schriftform vor. Dies betrifft insbesondere Verträge, die für eine unbestimmte Zeit geschlossen worden sind, denn Zeitmietverträge enden automatisch nach dem vereinbarten Zeitraum. Das Kündigungsschreiben muss unmissverständlich als solches erkennbar sein und der gesetzlich vorgeschriebenen Schriftform entsprechen. Haben sich mehrere Personen in den Mietvertrag eintragen lassen, ist die Unterschrift von allen auf dem Kündigungsschreiben notwendig. Außerdem müssen die gesetzlichen Fristen für den Zugang des Schreibens eingehalten werden. Wie bei der Kündigung von Arbeitsverträgen, soll sich der Kündigende auch bei der Kündigung eines Mietvertrages der Konsequenzen bewusst sein und diese nicht im Affekt aussprechen.

Welche Formerfordernisse hat die Schriftform?

Die Schriftform schreibt nicht vor, wie der Text für die Kündigung formuliert werden muss. Hierin ist der Kündigende relativ frei. Entscheidend ist allerdings, dass die eigenhändige Unterschrift unter dem Text steht, das heißt, diesen räumlich abschließt. Auch für die Ausfertigung des Kündigungstextes macht der Gesetzgeber keine Vorgaben. Dieser kann sowohl handschriftlich, als auch mit dem Computer oder mit der Schreibmaschine geschrieben werden. Möglich ist daher auch die Verwendung von vorformulierten Formularen oder von Vordrucken, die durch einen Dritten erstellt worden sind.

Bild von Jonas Franke

Wirtschaftsjurist Jonas Franke (G+)

Jonas Franke schreibt seit 2 Jahren für volders. Mit dem digitalen Vertragsassistenten haben bereits
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