Checkliste für den Firmenumzug – So kannst du ihn erfolgreich meistern

Welche organisatorischen Aufgaben du erledigen musst, was du bei Planung beachten solltest und was du sonst noch für den Umzug deiner Firma wissen musst

Ein Firmenumzug sollte gut geplant sein

Je nachdem ob ein Solo-Selbständiger, eine Firma mit nur wenigen Mitarbeitern oder ein großes Unternehmen umzieht, gibt es eine Reihe von Punkten zu beachten. In der Regel soll der laufende Betrieb nicht lange unterbrochen werden und auch nach dem Umzug muss die Arbeit reibungslos vonstattengehen. Hierbei macht es natürlich auch einen Unterschied, ob große Maschinen und Anlagen den Standort wechseln müssen oder ob es sich um einen Büroumzug handelt. Dennoch gibt es einige Aspekte, die auf jeden Firmenumzug zutreffen dürften. Lies hier bei volders.de, welche das sind.

Die Kündigung des Mietvertrags und weiterer mit der Betriebsstätte zusammenhängender Verträge

In der Regel wird eine Firma einen Gewerbemietvertrag für Räume und Grundstücke abgeschlossen haben, der entweder einer Befristung unterliegt oder unbefristet ist. Das deutsche Mietrecht unterscheidet klar zwischen der Nutzung von Mietobjekten zu Wohn- oder zu gewerblichen Zwecken, wobei es Ausnahmen gibt, beispielsweise bei künstlerisch oder publizistisch tätigen Freiberuflern, die in ihrer privaten Wohnung arbeiten. Wenn diese umziehen, kündigen sie die Mietwohnung ordentlich mit einer Frist von drei Monaten zu einem Monatsende. Im Gewerbemietrecht hingegen gelten andere Bedingungen. Die ordentliche Kündigung eines Gewerbemietvertrags ist nach § 580a II BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) nur mit einer Frist von sechs Monaten zum Ende eines Kalendervierteljahres möglich. Der Vertragspartner muss das Kündigungsschreiben spätestens am dritten Werktag eines Quartals erhalten haben, wobei die Frist durch Sonn- und Feiertage verlängert wird.

Hinweis: Neben der ordentlichen Kündigung ist unter Umständen die außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund möglich. Leider kann diese auch durch den Vermieter ausgesprochen werden, wodurch eine Firma zum Umzug gezwungen wird, ohne es eigentlich beabsichtigt zu haben. Für Vermieter gilt ein Sonderkündigungsrecht zum Beispiel dann, wenn sie ein Mietobjekt im Rahmen einer Zwangsversteigerung erworben haben.

Neben der Kündigung des Mietvertrags müssen Verträge mit Strom-, eventuell Gas- und Telefonanbietern überprüft werden. Bei einem Umzug ist üblicherweise auch für Geschäftskunden kein Sonderkündigungsrecht vorgesehen, sofern der Anbieter die Leistungen am neuen Standort anbietet. Ist dies nicht der Fall, kannst du den jeweiligen Vertrag kündigen und neue mit anderen Unternehmen abschließen.

Die Planung und Organisation des Umzugs

Je größer eine Firma ist, umso mehr muss die Logistik bei einem Umzug stimmen. Immerhin müssen meistens nicht nur Möbel, sondern gegebenenfalls auch Geräte und Maschinen sowie komplexe IT-Anlagen und Firmenunterlagen für den Transport vorbereitet werden. Besteht die Firma aus mehreren Abteilungen, sollte für jede ein Verantwortlicher bestimmt werden, der den Überblick behält und Inventarlisten anlegt. Es empfiehlt sich, wichtige Unterlagen separat und nicht mit dem gesamten Umzugsgut zu transportieren. Außerdem sollte ein Backup der Computerfestplatten gemacht werden, damit wichtige Daten bei Verlust oder Beschädigung der Technik nicht verlorengehen. Für den Transport ist es sinnvoll, nach einer Spedition zu suchen, die auf Firmenumzüge spezialisiert ist. Außerdem erleichtert ein Zeitplan den Ablauf des gesamten Umzugs einschließlich des Ein- und Auspackens. Neben dem Umzug müssen eventuell auch Renovierungs- und Reinigungsarbeiten organisiert werden.

Weitere organisatorische Aufgaben rund um den Umzug

Wer denkt, dass der Firmenumzug mit dem Transport, dem Aufstellen der Möbel und dem Auspacken aller Unterlagen erledigt, hat die Rechnung ohne die Bürokratie gemacht. Hier gibt es nach dem Umzug eine Reihe von Aufgaben zu erledigen, die an befähigte Mitarbeiter delegiert werden können. Unter anderem sind folgende Dinge zu erledigen:

  • allen Kunden und Geschäftspartnern die neue Anschrift mitteilen (einschließlich Banken, Versicherungen und Lieferanten)
  • Geschäftspapiere wie Visitenkarten und Briefpapier anpassen
  • Website und Social-Media-Kanäle anpassen
  • Einträge in Online-Verzeichnissen anpassen (Telefonbuch/Gelbe Seiten)
  • Ummeldung der Kraftfahrzeuge des Betriebs
  • Meldung an das Gewerbeamt, eventuell Abmeldung am alten Standort, wenn dieser nicht in der gleichen Stadt oder Gemeinde liegt; hierzu besteht eine Verpflichtung nach § 14 Abs. 1 GewO (Gewerbeordnung)
  • Anmeldung in notariell beglaubigter Form beim zuständigen Registergericht für das Handelsregister
  • Meldung an das Finanzamt
  • Benachrichtigung der Sozialversicherungsträger (Krankenkassen)
  • Benachrichtigung der zuständigen Berufsgenossenschaft
  • Benachrichtigung der IHK (Industrie- und Handelskammer)
  • Benachrichtigung der Agentur für Arbeit
  • Benachrichtigung des Beitragsservices für den öffentlich-rechtlichen Rundfunk
Abhängig von der Art des Unternehmens entfallen einige Punkte unter Umständen, während andere hinzukommen können, wie zum Beispiel die Meldung an die Generalzolldirektion unter Vorlage des Handelsregisterauszugs oder der aktuellen Gewerbeanmeldung.

Die Checkliste für deinen Firmenumzug zum Herunterladen

Damit dein Firmenumzug reibungslos verläuft, haben wir dir die wichtigsten Aufgaben für deinen Firmenumzug in einer Checkliste zusammengestellt. Lade sie dir hier kostenlos als PDF-Datei herunter. Hake dort die To Do's ab, sobald sie erledigt sind. So behältst du bei deinem Firmenumzug den vollen Durchblick!

Fazit

Ein Firmenumzug ist komplex und bedarf gründlicher Vorbereitung und Planung. Außerdem müssen einige bürokratische Hürden genommen werden, die zum Teil verpflichtend sind.


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Jonas Franke
Heike Jestram
Heike Jestram arbeitet als Autorin in Berlin. Seit 2016 unterstützt sie volders und schreibt Ratgeber zu Verträgen und Kündigungen. Durch den digitalen Vertragsassistenten können viele Nutzer in Deutschland die Kontrolle über ihre Verträge gewinnen.